事務処理のスピードUPについて。
こんにちは！休みだからまたまた昼まで寝ていた宮Tです！そろそろ規則正しい生活に戻さないとまずいですね(-_-;)
人間って楽な方楽な方へ流されていきますからね(^-^; 休みの日こそ早起きしていろいろやって、昼寝とかしていたほうが効率良いのかもしれないですね笑
さて、今日はタイトル通り「事務処理のスピードUP」として、仕事でもルーチンワークでも僕が実感したスピードUPの方法をまとめておこうかと思います。あくまで個人の考えですが(;^_^A
何かのお役にたてば…。
※ちなみにここでいう事務処理は、「完全なルーチンワーク」です。新しい分野でのデータ処理を構築する、とか、ゼロから表計算を作っていく、といった作業は私はノータッチでして(^-^;あくまで日々の決まった雑務処理のことだと思ってくださいね笑
◆人間の脳は「シングルタスク」である
これを覚えておくことで作業効率、だいぶ整理されるはず。
「シングルタスク」とは、その名の通り「一つのことがら」に集中して作業を行うことです。反対語が「マルチタスク」。様々なことを一度にしようとすることですね。
例えば、電話を取りつつ書類整理をして、なおかつ誰かの意見を聞いてさらにスマホでも何か連絡している…など。 うわー、自分には無理だ笑
もともと、人間の脳はそこまで多くのことを覚えていられません。最近読んでいる『サピエンス全史』という本があります。
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この本では、人類が類人猿から今までをどうたどってきたのか、述べられているのですが、そもそも体の根本は原始時代と変わっていない、と述べられています。
原始時代とは、農業とかを始めて米を食べ始める前。つまりほかの動物とか木の実とか、草とかを狩って食べていた時代です。
脳みそもその時代の特徴をもとにして今に引き継がれているそうです。
この、狩猟とか採集生活だったら、脳みその記憶容量はそこまでいりません。せいぜい、毒のあるキノコの見分け方とか、よく獲物がとれる場所とか、病に効果的な草のありか、とか、生活に直結している知識をそのまま覚えておけば、単純によかったわけです。
対して農業を始めると、たくさんの知識を入れておかねばなりません。天気のこと、土地のこと、取れる稲の量のこと、さらには来年の予測のこと、もっともっと先、子孫の村の繁栄のこと…。でも人間の脳は原始時代のポテンシャルのまま。これを全部記憶できるほどの容量はありません。だからこれを絵文字とかにして粘土板に刻んだり、ひもで記号を作って記録したり、外部に残していたんですね。
脱線しましたが、つまり現代でも「人間の脳は原始時代仕様であり、多くのタスクはこなせない」ということ。受験勉強などでめちゃくちゃ詰め込んでも、使わなければどんどん忘れていきますね！脳みそはよっぽど強い刺激がないと忘れるものなのです。
この特徴を仕事に落とし込んでやれば、ミスや忘れることなども減るのではないか、ということです。つまり「シングルタスク」を前提にするのです。
◆作業は1点集中を意識する
上に述べた、電話対応をしてメールも返してほかの社内の人に依頼も投げて…という作業を同時に行おうとしたら、必ず混乱します。
大事なことは「１つ１つを別個に片付けること」。
同時進行はミスのもと、という意識を持つことです。
立て込んでいる状況でも、1つずつに集中して1個ずつ片付けていく。これを意識するだけでもかなりすっきりすると思います。
もともと人間の記憶には「短期記憶」と「長期記憶」の2つがあります。
「短期記憶」はその名の通り、短い間の記憶です。「後で歯を磨こう」とか、短期で忘れてしまうもの。
対して「長期記憶」はずーっと覚えている記憶です。子供のころの記憶とか、楽しかった記憶とか、ずっと覚えていられる記憶ですね。
基本的にルーチンワークで使うのは「短期記憶」です。「5年前の5月12日に会社に置いてあった書類の順番」とか、絶対覚えていないですよね笑
基本的にその場で覚えておいて、作業が終わったら忘れてしまっていいのが作業時の短期記憶。
ただし、この短期記憶、その名の通り容量もかなり小さいです(;^_^A
目安となる記憶の限界が「7±2」。
つまりだいたい7つの意味の塊を覚えておくことが短期記憶の限界です。電話番号とか、10人分のを一気に記憶とかまず不可能ですよね笑
そのため、「可能な限り覚えることは小さくシンプルにしておく」のが大事。
マルチタスクよりも、１つずつを片付けるほうが脳の構造的にもあってます。1点集中して一気に処理してしまいましょう。
◆事務用品の置き場所は固定しておく
上の短期記憶にも通じるのですが、「仕事で使う事務用品の場所を決めておく」って、意外と重要です。
いちいち「どこにしまったっけ？」と探すとその分短期記憶が使われます。すると作業内容に使うべき脳みそが、「事務用品の探索」に使われてしまうんです。
これはとても非効率ですよね(◎_◎;) 小さなことかもしれませんが、事務用品の場所を固定しておくと、「無意識に手が届く」ので、余計な手間が省け、脳の容量の短縮にもつながります。
宮Tの場合、ペンはここ、のりとかはここ、電話の位置はここ、メモ用紙はここ、切手はここ…と結構細かく決めています。これに慣れることで、それぞれの作業で必要なものがさっと出てきてスピーディーに終えることができます(^^)/
◆複数ある事項はメモにする
前、リストを作ろう！って記事も書いてまいたが↓
事務処理でも、立て込んでいるときにすべきことをメモに残しておくこと、とても有効です！
繰り返しになりますが、メモすることでその分の短期記憶が空きます。1つ終わったらメモを見返して、思い出せばいい。それで、そのメモした作業が終わったらそのメモは二重線とかで消してしまえばすっきりします笑
要は「１つ１つの作業に脳みそを最大限使用する」
ことが重要です。それ以外の雑な情報はシャットアウト。これを意識するだけでだいぶ変わります。
◆まとめ
人間の脳みそはシングルタスクで、短期記憶の容量的にはあまり割けない。これは原始時代から変わっていません。
そのため、
①作業は１つずつやる
②事務用品の場所を決める
③作業が多いときはメモに残す
これをやるだけでもだいぶ違いますよ！(^^)/もし何かの役に立てば！
ではでは！午後も頑張りましょう！
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